eMail Signatur richtig wählen

Donnerstag, 13. August 2009
Kategorie: Quicktipp

Heute möchte ich euch etwas zu eMail-Signaturen und deren Bedeutung erzählen. Oft sind eMail-Signaturen überladen oder voll von Eigenwerbung. Vor allem Firmen sollten darauf achten, dass die Signatur seriös und nicht zu überladen wirkt. Falsch gesetzte Disclaimer oder Haftungshinweise machen die ganze Signatur für potentielle Kunden zu einem wahren Hürdenlauf. In der heutigen Zeit, in der wir immer mehr Mails am Tag bekommen und wir immer mehr damit beschäftigt sind Spam und unseriöse eMails zu Filtern, sollte der Mail Signatur eine hohe Beachtung geschenkt werden. Damit eure eMails, die Ihr von Outlook, Thunderbird und Co. versendet, diese Beachtung erhalten, solltet ihr die richtige eMail-Signatur erstellen.


Folgende Dinge sollten im Aufbau einer Signatur eingehalten werden:
– Sonderzeichen müssen in der gesamten Signatur vermieden werden. Umlaute können bei einer wechselnden Codierung schnell zu hässlichen Zeichen in der Signatur werden.
– Die Verwendung von passenden Grußformeln muss dezent gewählt sein.
– Unbedingt vermieden werden sollten Smileys oder emotionale Ausdrücke wie „Ciao“ oder „Cu“. Setzt auf eine seriöse und freundliche Grußformel, nur so könnt ihr den nötigen Respekt eures Kontaktes bewahren.
– Der Vorname, Nachname und die Funktion bzw. Abteilung je nach Unternehmen müssen enthalten sein.
– Unternehmensname und Kontaktadresse sollten so gebündelt wie möglich erscheinen. Weniger ist mehr und so müsst ihr selbst entscheiden, ob eine Fax- oder Postadresse für euch wichtig ist.
– Am Ende der Signatur müsst ihr für eine bessere Übersicht eine Leerzeile einfügen, sonst wirkt die ganze Signatur ohne Abstand.
– Um die Länge der Signatur zu prüfen, schickt die Mail an euch selbst oder einen Freund oder Bekannte. Lasst euch genaue Informationen geben, ob die Signatur fehlerfrei angekommen ist.
– Bei Firmen solltet Ihr darauf achten, dass die Pflichtangaben für eMails, die per Gesetzt vorgeschrieben sind, eingehalten werden.
Folgende Dinge sollten im Aufbau einer Signatur nicht enthalten sein:
– Riesige Werbesätze, Disclaimer, etc. werden von einigen Spamprogrammen oft gefiltert, so dass eure Mail gegebenenfalls in den Spamordner rutscht. Werbeaussagen maximal auf eine Zeile begrenzen!
– Grafiken, Grußpostkarten und ASCII-Grafiken sollten aus einer seriösen Signatur entfernt werden.

Mit Hilfe dieser kleinen Tricks, sollte eure E-Mail-Signatur schon in wenigen Minuten richtig gut aussehen! Viel Spaß beim Umsetzen!

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